Texto del 2003
El bon resultat d´un congrés dependrà del saber fer del Comitè Organitzador, del programa científic i de la professionalitat de l´Organitzador Professional de Congressos.
L’organització d´una reunió de membres del col·lectiu mèdic és una labor complexa, que els representants de la societat Barcelona Congrés Mèdic, Tomàs Gil Sellés i el seu fill, Tommy Gil Tomàs, coneixen molt bé. Barcelona té una llarga tradició com a seu d’aquesta mena d’esdeveniments, primerament “per la categoria professional dels nostres metges. Els hospitals catalans disposen de molt bons serveis mèdics i de gent amb molta empenta i passió per la recerca.”
D’altra banda, cal tenir present que un congrés no és sinó un intercanvi de coneixements entre els assistents, i “el tarannà català ens condueix a voler compartir aquests coneixements amb tota la comunitat científica.”
És també la manera de fer dels catalans el que provoca que “els congressos de metges que se celebren al nostre país tinguin un caràcter molt seriós i poc lúdic, la qual cosa implica aspectes com la puntualitat. Els metges de tot el món que ens vénen a veure saben que assisteixen a un esdeveniment seriós, intensament científic. Tenim molt bona imatge arreu del món, si bé la creixent inseguretat de la Ciutat Comtal no beneficia en absolut el nostre col·lectiu.”
El leitmotiv d’un congrés sempre serà la transmissió de coneixements, si bé s’hi reuneixen altres interessos, com ara la presentació de nous fàrmacs i avenços en el tractament de les diferents patologies, que hi troben “l’oportunitat d’oferir els seus serveis als professionals de la medicina en un ambient molt més propici que la consulta, sense interrompre la seva feina.”
Es tracta, sens dubte, d’un benefici mutu: “D’una banda, el metge manté el seu prestigi i, de l’altra, la indústria farmacèutica pot emprar aquest prestigi com a aval de l’efectivitat dels seus productes.”
Pare i fill han treballat durant molts anys a la indústria farmacèutica, de manera que coneixen molt bé aquest món. “He estat tota una vida treballant amb metges”, comenta Tomàs Gil. A més a més, és vocal de la junta directiva de l’Associació Professional d’Empreses Organitzadores de Congressos.
Per gestar aquests prestigiosos encontres, Barcelona Congrés Mèdic disposa a l’oficina “d’un equip de vuit persones fixes que treballen per a nosaltres al llarg de tot l’any.”
Els períodes compresos entre el març i el juny i entre l’octubre i el novembre són rics en congressos, la qual cosa condueix l’entitat a augmentar el seu personal considerablement. Són desenes les persones que, en nom de l’entitat, es desplacen al lloc de celebració de l’esdeveniment perquè tot funcioni a la perfecció: “Tenim la nostra pròpia empresa d’hostesses, una professional bàsica en l’estructura d’un congrés, no una simple peça decorativa; disposem d’un agent d’audiovisuals, indispensable per a l’èxit d’una xerrada; gent encarregada del muntatge dels estands… Cada feina requereix el seu professional corresponent. Un congrés sense la col·laboració de la indústria en general és molt difícil de preparar. És necessària la col·laboració de molta gent.”
Pare i fill subratllen la seva implicació personal en cada esdeveniment que organitzen: “Ens sembla fonamental conèixer el client, per la senzilla raó que cada persona és diferent, i té una actitud i unes exigències determinades. En conseqüència, cal confeccionar-li un vestit a mida. Nosaltres entenem el congrés des de la primera idea de la persona que requereix el servei. No hi ha un patró que sigui vàlid per a dos destinataris. Cada congrés és un model personal, per a un client personal i amb un missatge personal.”
Després de més d’una dècada d’experiència com a organitzadors professionals de congressos, els responsables de l’entitat han arribat a la conclusió que, “internacionalment, cada cop s’exigeix més rigor i qualitat en la preparació d’un congrés.”
La clau de l’èxit rau en la capacitat d’orquestrar tots els instruments que componen l’esdeveniment en qüestió. Així, amb cada encàrrec, l’entitat ha de començar per “dissenyar el congrés que ens sol·liciten.”
En aquest procés de disseny s’han de tenir en compte múltiples aspectes: “L’indret que l’acollirà, les sales de què disposarem, els mitjans que requerirem per a aquests espais, els desplaçaments dels assistents, els mailings, la preparació de dossiers i permisos, la imatge gràfica del congrés, els àpats, l’allotjament… Aquesta és la part més difícil. Un cop tot plegat està ben organitzat, només cal ballar al ritme de la música que s’ha compost prèviament. El bon resultat d’un congrés sempre dependrà del missatge que transmeti.”
Aquesta peculiar entitat atén desenes de clients, la majoria societats mèdiques, d’àmbits i característiques molt variats. Ara bé, aclareixen que “nosaltres donem el mateix valor a una reunió de trenta persones que a una convenció de milers d’assistents. En qualsevol cas, sempre facilitem el servei que el client ens demana.”
La seva satisfacció requereix molta prudència per part dels organitzadors: “El mèdic és un món molt tancat, on tothom es coneix, de manera que un encontre no reeixit, sigui de l’especialitat que sigui, de seguida arriba a oïdes del col·lectiu. La fidelitat dels clients es basa, sens dubte, en el boca-orella.”
En qualsevol cas, aconsellen als interessats “que recorrin sempre a autèntics professionals per muntar els seus congressos i fugin de l’intrusisme.”
Amb la filosofia que acaben de transmetre, no és estrany que afirmin que “el nostre creixement dependrà de la nostra capacitat de donar servei.”
Aquesta firma barcelonina ha aportat importants novetats al món dels congressos mèdics a Catalunya, com ara “l’organització de trobades que es prolonguen de divendres a dimarts. Aquesta modalitat de congrés, que als Estats Units ja es posa en pràctica des de fa molts anys, té dos avantatges principals: primerament, els assistents abandonen els seus llocs de treball per un espai més breu, ja que part del congrés transcorre durant el cap de setmana; d’altra banda, permet obtenir places hoteleres a preus més econòmics.”
Sens dubte, les noves tecnologies han aportat una nova dimensió a la feina de Barcelona Congrés Mèdic. Les innovacions arribades de la mà del progrés els han permès, per exemple, “traslladar les intervencions, a través d’una videoconferència, perquè els assistents les puguin veure.”
Aquesta tècnica possibilita, per exemple, “que un cirurgià operi un pacient en directe al matí i a la tarda pugui debatre la intervenció amb tot l’auditori que l’ha pogut visionar. La medicina ha estat des de sempre un bé compartit, i és al llarg d’aquestes activitats que es detecta l’enorme interès del públic, fins a quin punt els assistents viuen els temes que s’hi tracten.”
En aquest sentit, els senyors Gil subratllen que “l’interès de tots els participants facilita en gran manera el bon funcionament dels congressos.”
“Actualment, una empresa de les nostres característiques, si ha de créixer, ho farà més des del punt de vista dels mitjans que del personal. Aquest és el camí que cal seguir”, conclouen. El progrés madurat, lent però segur, allò que garanteix la continuïtat d’una firma tan especialitzada i seriosa com la de la família Gil.
